España · Control de kilometraje
Registro de kilometraje: qué datos debe guardar una empresa
Un buen registro de kilometraje no es solo un total al final del mes. Debe permitir saber cuándo se hizo cada desplazamiento, a dónde se fue, cuántos kilómetros se recorrieron y cuál fue el motivo profesional.
Cuando el desplazamiento se realiza por un medio distinto del transporte público, la normativa del IRPF permite aplicar el tratamiento fiscal correspondiente a 0,26 €/km siempre que se justifique la realidad del desplazamiento. Los peajes y aparcamientos pueden añadirse cuando también estén justificados.
Los 7 datos que conviene guardar por cada trayecto
La AEAT no publica en esta regla una ficha cerrada de campos obligatorios. Por eso conviene separar claramente lo que la norma exige acreditar de la información práctica que facilita esa acreditación.
| Dato | Función en el registro | Recomendación |
|---|---|---|
| Fecha | Sitúa el desplazamiento en un día concreto. | Guardar siempre. |
| Origen | Ayuda a reconstruir dónde comenzó el viaje. | Guardar siempre. |
| Destino | Identifica el lugar al que se realizó el desplazamiento. | Guardar siempre. |
| Kilómetros | Permite calcular el importe reembolsado por distancia. | Guardar siempre. |
| Motivo profesional | Conecta el viaje con la actividad laboral. | Cliente, reunión, proveedor, obra, formación, etc. |
| Conductor / empleado | Relaciona el viaje con la persona a la que corresponde el gasto. | Especialmente importante en empresas con varios conductores. |
| Peajes y aparcamiento | Permite vincular gastos adicionales con el trayecto. | Guardar el justificante cuando se reembolsen. |
Qué exige la regla fiscal y qué es una buena práctica
La norma fiscal habla de justificar la realidad del desplazamiento. En la práctica, una lista de campos como fecha, origen, destino, distancia y motivo profesional hace mucho más sencillo explicar por qué se pagó un determinado importe.
No existe una plantilla oficial única para este registro. Lo importante es que la empresa pueda relacionar cada desplazamiento con el trabajador, el motivo profesional y el importe reembolsado.
18 de agosto · Barcelona → Girona · 203 km ida y vuelta
Motivo: reunión con cliente
Conductor: M. López
Clasificación: profesional
Aparcamiento: 11,50 €, justificante adjunto
Kilometraje: 203 × 0,26 € = 52,78 €
Por qué un total mensual de kilómetros es débil
Una hoja que únicamente diga “1.486 km profesionales en agosto” sirve para calcular una cantidad, pero ofrece poca información para reconstruir cómo se llegó a ella.
Un registro por trayecto crea una cadena mucho más clara:
- el viaje ocurrió en una fecha determinada;
- tenía un origen y un destino;
- generó una distancia concreta;
- existía un motivo de trabajo;
- el importe reembolsado puede relacionarse con esos kilómetros.
Registro manual frente a registro automático
Los dos métodos pueden servir si la información es coherente. La diferencia está en el esfuerzo necesario para mantenerla.
| Método | Ventaja | Riesgo práctico |
|---|---|---|
| Hoja de cálculo | Simple y flexible. | Depende de que cada viaje se recuerde y anote. |
| Formulario de gastos | Encaja bien con procesos de aprobación. | Puede duplicar datos que ya existen en el vehículo. |
| Historial automático | Fecha, ruta y distancia pueden capturarse sin escritura manual. | El motivo profesional todavía necesita clasificación. |
El dato que el coche no puede saber: el motivo
La automatización puede detectar que un Tesla ha conducido de Madrid a Toledo y calcular la distancia. Pero no puede saber con certeza si el motivo era una reunión de cliente, una visita privada o cualquier otra actividad.
Por eso la mejor automatización no intenta eliminar al usuario del proceso. Reduce el trabajo manual y deja al usuario únicamente la decisión que requiere contexto humano: ¿este viaje fue profesional o personal y por qué?
Cómo diseñar un proceso mensual de kilometraje
- Registrar automáticamente todos los viajes.
- Clasificar los recorridos recurrentes. Cliente, oficina, personal u otras categorías.
- Revisar solo las excepciones. Trayectos nuevos o sin motivo definido.
- Adjuntar peajes y aparcamiento. Mantener los justificantes relacionados con cada viaje.
- Cerrar el periodo. Calcular kilómetros profesionales y comprobar el total antes del reembolso.
- Conservar el historial. Mantener la información disponible para futuras revisiones internas o fiscales.
¿Cómo se relaciona esto con los 0,26 €/km?
La Orden HFP/792/2023 fija en 0,26 €/km la cuantía exceptuada de gravamen para este supuesto cuando se utiliza un medio distinto del transporte público y se justifica la realidad del desplazamiento. Los peajes y aparcamientos justificados se añaden aparte.
Para la explicación completa del cálculo, consulta Kilometraje 2026 en España: 0,26 €/km y requisitos.
¿Quién debe poder defender el registro?
Cuando una empresa reembolsa gastos de locomoción, su proceso no debería depender únicamente de una declaración genérica del empleado. La organización necesita ser capaz de relacionar las cantidades abonadas con los desplazamientos profesionales que las originaron.
Consulta también nuestra guía específica: Cómo justificar el kilometraje de empleados ante Hacienda.
Fuentes oficiales
- Agencia Tributaria — Asignaciones para gastos de locomoción
- BOE — Orden HFP/792/2023
- BOE — Reglamento del IRPF, artículo 9
Preguntas frecuentes
¿Existe un formato obligatorio para el registro de kilometraje?
La regla fiscal citada exige justificar la realidad del desplazamiento, pero no establece en ese apartado un único formato obligatorio de libro, hoja de cálculo o aplicación.
¿Qué datos conviene guardar en cada viaje?
Fecha, origen, destino, kilómetros, motivo profesional, conductor y justificantes asociados ofrecen una trazabilidad clara. Son una recomendación práctica para documentar el viaje, no una plantilla oficial única de la AEAT.
¿Basta con guardar el total mensual?
Un total puede servir para el cálculo, pero un registro por trayecto facilita explicar de dónde procede cada importe y revisar errores.
¿Hay que conservar los tickets de peaje y aparcamiento?
La normativa permite añadir esos gastos al kilometraje cuando se justifiquen, por lo que conviene mantener sus justificantes relacionados con el viaje.
¿Un GPS demuestra que el viaje era profesional?
No por sí solo. Puede documentar fecha, ruta y distancia, pero el motivo profesional requiere contexto adicional.
Menos hojas de cálculo. Más viajes ya registrados.
DriveQuery registra automáticamente los trayectos de tu Tesla para que después solo tengas que clasificarlos y revisar las excepciones.